بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد (PBB) چیست؟
بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد یکی از روش‌هایی است که مدیران با استفاده از آن هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌های سازمان را در یک بازه زمانی معین برنامه‌ریزی، تعیین و کنترل می‌کنند. مهم‌ترین هدف در این نوع از بودجه‌ریزی، بهبود در شرایط مدیریتی مالی و اقتصادی در سازمان‌ها است که با استفاده از آن مدیران می‌توانند از منابع موجود بصورت بهینه استفاده نمایند تا بهره‌وری بیشتری عاید سازمان شود. بر اساس تعریف ارائه شده توسط صندوق بین‌المللی پول، بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد شامل روش‌هایی است که با استفاده از اطلاعات عملکردی بین اعتبارات تخصیص یافته به سازمان‌ها در تخصیص و مدیریت منابع، با خروجی‌های آنها ارتباط برقرار می‌کند. به عبارتی بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد منعکس‌کننده میزان بودجه مربوط به ورودی و خروجی خدمات برای واحدهای یک سازمان است.
هدف بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد چیست؟
هدف اصلی بکارگیری نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد استقرار نظام پاسخگویی توانمند در برابر نیازهای درون سازمانی و برون سازمانی است. بنابراین امکان پاسخگویی مدیران سازمان‌های دولتی و خصوصی را فراهم می‌کند. لذا بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد نیازمند اطلاعات قابل اطمینان از هزینه‌های محصولات یا خدمات است که از طریق محاسبه بهای تمام شده آنها بر اساس هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت قابل دستیابی است.
یکی دیگر از اهداف در فعالیت‌های مربوط به بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد، استفاده مؤثر از تجهیزات سازمان برای ارائه خدمات بهتر می‌باشد تا به بهترین وجه از منابع و امکانات سازمان محافظت و مراقبت گردیده و از اختلال در سیستم‌های یاد شده یا عدم عملکرد آنها جلوگیری به عمل آید. به عبارت دیگر هدف بودجه‌ریزی عملیاتی، شفاف‌سازی بودجه و کمک به تخصیص بهینه و استفاده مؤثر از منابع سازمان می‌باشد. در واقع هدف نهایی بودجه‌ریزی عملیاتی کمک به اتخاذ تصمیمات عقلایی درباره تخصیص و تعهد منابع دولت بر اساس پیامدهای قابل سنجش می‌باشد که نتایج قابل انتظار دستگاه را در طول زمان منعکس می‌کند. بودجه‌ریزی هوشمند و اصولی با کاهش هزینه‌ها منجر به عملکرد بهتر سازمان می‌شود.
فرایند بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد چگونه می‌باشد؟
- تعیین اهداف و نتایج مورد انتظار
در سازمان‌ها لیست هر یک از اهداف باید تهیه و تنظیم شود. اهداف درون سازمان‌ها نشان‌دهنده نتایج نهایی است که باید کاملا شفاف بیان شوند. شفافیت در بیان اهداف در اجرای موفق بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد کمک کننده خواهد بود. این مرحله به عنوان بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی نامگذاری می‌شود.
- ارزیابی‌های دوره‌ای
مرحله دوم در بودجه‌ریزی، ارزیابی دوره‌ای عملکرد سازمان به منظور بررسی میزان دستیابی به اهداف مورد نظر سازمان می‌باشد. سازمان‌ها باید یک رویکرد راهبردی مرحله‌ای به منظور ارزیابی ایجاد نمایند. اندازه‌گیری عملکرد یک فرآیند ذهنی است که از یک فرد به فرد دیگر متفاوت می‌باشد. بنابراین لازم است که سازمان به منظور کمی‌سازی نتایج تلاش نماید. این مرحله تحت عنوان اندازه‌گیری نتایج نیز نامگذاری می‌شود.
- شاخص‌های عملکرد
از آنجائیکه شاخص‌های عملکردی به عنوان معیاری برای اندازه‌گیری عملکرد استفاده می‌شوند و میزان اثربخشی و کارایی برنامه و فعالیت‌های سازمان را مورد ارزیابی قرار می‌دهند، بنابراین ضروری به نظر می‌رسد که تعیین این شاخص‌ها با دقت بالایی انجام گیرد.
- پاسخگویی
بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد بیشتر بر روی نتایج تمرکز دارد تا ورودی‌های یک فعالیت. به همین دلیل کارکنان یک سازمان برای اهداف سازمانی پاسخگو خواهند بود. همچنین در بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد انتظار بر این است که بر اساس یک سطح معینی از میزان منابع مورد استفاده به یک سطحی از نتایج دسترسی پیدا شود. لذا این مرحله تحت عنوان مرحله ارزیابی و ارتباط نتایج نامگذاری می‌شود.
مراحل اجرای نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد چیست؟
نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد از سه مرحله برنامه‌ریزی، هزینه‌یابی و مدیریت عملکرد تشکیل می‌شود. این مراحل مبنای طراحی و استقرار نظام بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد قرار می‌گیرد.
- برنامه‌ریزی در نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد (برنامه سالانه)
- تحلیل هزینه‌ها و هزینه‌یابی محصول در نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد (بهای تمام شده)
- مدیریت و ارزشیابی عملکرد در نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد
در فرآیند برنامه‌ریزی سالانه، اهداف، برنامه‌ها و فعالیت‌های یک نهاد اجرایی به‌طور دقیق تعیین می‌شود و برای هر یک از آنها معیارهای ارزیابی مشخص می‌گردد. علاوه بر این، مشخص می‌شود که در ازای هزینه‌های پیش‌بینی‌شده برای اجرای یک فعالیت خاص، چه میزان نتیجه یا دستاوردی قابل انتظار است. این معیارها در مراحل بعدی و پس از محاسبه بهای تمام‌شده هر فعالیت، به‌عنوان ابزارهایی برای ارزیابی عملکرد عمل خواهند کرد و به سازمان کمک می‌کنند تا تصمیمات لازم را جهت دستیابی به اهداف خود اتخاذ نمایند.
در این نظام، تخصیص منابع بر اساس عملکرد واحدهای سازمانی صورت می‌گیرد تا خدمات بهینه ارائه شده و به نتایج مورد انتظار در برنامه‌ها دست یابیم. این رویکرد ارتباط واضحی میان برنامه‌ها، منابع مصرفی و نتایج اجرای برنامه‌ها برقرار می‌کند. پیاده‌سازی این نظام، بستر مناسبی برای ارتقاء مدیریت عملکرد فراهم می‌آورد.
انواع مدل‌های بودجه‌ریزی
روش‌های بودجه‌ریزی از نظر تکنیک تهیه و تنظیم بودجه برحسب هدف‌ها و انتظاراتی که در طی دوران متمادی سپری کرده است، سیر تحولی گوناگون داشته است که به ترتیب این مراحل تکامل، که به روش‌های بودجه‌ریزی موسوم است، ذکر می‌شوند.
- بودجه‌ریزی متداول (سنتی)
در بودجه‌ریزی سنتی، تأکید و اهداف عمدتاً بر روی ابزارهای مالی و حسابداری و همچنین فرآیندهای دریافت و پرداخت در سازمان‌های دولتی متمرکز است. به ازای هر هزینه، اعتباری مشخص تعیین می‌شود و تلاش می‌شود که مصرف هزینه‌ها در حدود اعتبارات پیش‌بینی‌شده در بودجه سازمان باقی بماند و از آن تجاوز نکند. در روش بودجه‌ریزی سنتی، نوع و ماهیت هزینه‌ها شناسایی می‌شود، اما مشخص نمی‌گردد که هر هزینه به منظور تحقق کدام هدف و برنامه خاص صرف می‌شود.
- بودجه‌ریزی افزایشی
این روش با رویکرد تغییرات تدریجی در فرآیند تصمیم‌گیری هم‌خوانی دارد. بر اساس این رویکرد، برای اتخاذ تصمیمات جدید به تصمیمات قبلی در زمینه مربوطه مراجعه می‌شود و با توجه به نیازهای موجود، تغییرات جزئی در آنها ایجاد می‌گردد. بودجه‌ریزی افزایشی به منظور کاهش مشکلات ناشی از فرآیند پیچیده و زمان‌بر نوشتن بودجه سالانه طراحی شده است. به این ترتیب، هر سال از ابتدا به تنظیم بودجه نمی‌پردازند، بلکه بودجه‌نویسان با پذیرش بودجه سال گذشته، تمرکز خود را بر تغییرات افزایشی قرار می‌دهند. در این روش، بودجه سال گذشته به عنوان مبنایی برای هزینه‌های جاری در نظر گرفته شده و یک افزایش سالانه برای آن لحاظ می‌شود که به عوامل متعددی از جمله تغییرات قیمت‌ها، تغییر در حجم عملیات و پذیرش وظایف جدید از سوی دولت وابسته است. از جمله معایب این روش می‌توان به افزایش هزینه‌های غیرضروری، نادیده‌گیری تغییرات و عوامل خارجی، و فقدان انگیزه برای انجام تحلیل‌های جامع و دقیق اشاره کرد.
- بودجه برنامه‌ای
در بودجه برنامه‌ای، اهداف، وظایف و مقاصد مصوب دولت و نهادهای دولتی برای سال اجرای بودجه مشخص می‌شود. علاوه بر این، تعیین می‌گردد که برای دستیابی به این اهداف و مقاصد، کدام برنامه‌ها، عملیات و فعالیت‌ها باید انجام شود و هر یک از آنها به چه میزان اعتبار نیاز دارد. در بودجه برنامه‌ای، مشابه بودجه متداول، از طبقه‌بندی اعتبارات بر اساس فصول و مواد هزینه استفاده می‌شود، با این تفاوت که در این نوع بودجه، اعتبارات مربوط به هر یک از برنامه‌ها، فعالیت‌ها و طرح‌ها در قالب فصول و مواد هزینه پیش‌بینی می‌شود. پیچیدگی در فرآیند، عدم انعطاف‌پذیری، تمرکز بر کوتاه‌مدت و نیاز به اطلاعات دقیق از جمله معایب این روش از بودجه‌ریزی می‌باشد.
- بودجه‌ریزی بر مبنای صفر
روش بودجه‌ریزی بر مبنای صفر به‌طور کامل در تضاد با بودجه‌ریزی افزایشی قرار دارد. در این رویکرد، تمام هزینه‌های مرتبط با برنامه‌ها و فعالیت‌های پیش‌بینی‌شده در بودجه سال گذشته به‌عنوان صفر در نظر گرفته می‌شود. برای این‌که یک برنامه یا فعالیت بتواند در بودجه سال جاری اعتبار دریافت کند، نیاز به ارائه دلایل قانع‌کننده دارد. در غیر این صورت، آن برنامه یا فعالیت از بودجه حذف خواهد شد. یکی از نواقص عمده بودجه‌ریزی مبتنی بر صفر این است که به اهداف بلندمدت سازمان اهمیت کمتری می‌دهد. پیچیدگی و زمان‌بر بودن، نیاز به اطلاعات دقیق و احتمال دستکاری داده‌ها توسط مدیران از جمله معایب دیگر این روش عنوان می‌شود.
- بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد (عملیاتی)
بودجه‌ریزی بر مبنای عملکرد به معنای تدوین برنامه سالانه همراه با بودجه سالانه است که ارتباط بین میزان اعتبار تخصیص‌یافته به هر برنامه و نتایج حاصل از آن را نشان می‌دهد. به عبارت دیگر، برای هر سطح از هزینه‌های انجام‌شده در هر برنامه، باید مجموعه‌ای مشخص از اهداف محقق شود. این نوع بودجه‌ریزی، که به‌عنوان بودجه‌ریزی عملیاتی نیز شناخته می‌شود، به‌طور نظام‌مند از شاخص‌های عملکرد در فرآیند تخصیص منابع عمومی محدود استفاده می‌کند.
در بودجه‌ریزی عملیاتی، تمرکز بر تحلیل هزینه‌های مرتبط با هر برنامه یا فعالیت به‌جای تمرکز بر کالاها و خدمات خریداری‌شده است. در این رویکرد، تأکید بر نتایج به‌دست‌آمده از برنامه‌ها و فعالیت‌ها است. هدف اصلی آن است که مشخص شود چه نتایجی در ازای هزینه‌های صرف‌شده برای یک برنامه یا فعالیت به دست آمده و در این راستا، ستاده‌ها از اهمیت بیشتری نسبت به داده‌ها برخوردارند. به‌طور کلی، بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد نوعی از بودجه برنامه‌ای است که به‌طور دقیق‌تری اجرای برنامه‌ها و فعالیت‌ها را از منظر هزینه و فایده مورد بررسی قرار می‌دهد.
فراگیری بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد در سازمان‌ها
در روش سنتی بودجه‌ریزی، صرفاً مشخص می‌شود که منابع مالی در کجا هزینه شده‌اند، اما اطلاعات دقیقی درباره نتایج این هزینه‌ها ارائه نمی‌شود. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌های بین‌المللی به سمت بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد حرکت کرده‌اند، چرا که این رویکرد تخصیص منابع عمومی را با شفافیت بیشتری بیان می‌کند. امروزه تمامی ذینفعان، از جمله مشتریان، کارکنان، سرمایه‌گذاران و جامعه، انتظار دارند که مدیریت منابع در سازمان‌ها به‌طور مؤثر انجام شود و نتایج به‌صورت واضح ارائه گردد.
بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد، با تکیه بر داده‌ها و شواهد موجود، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشند و استراتژی‌های خود را بر اساس تحلیل‌های دقیق‌تر تنظیم کنند. این نوع بودجه‌ریزی به سازمان‌ها در ایجاد فرهنگی از بهبود مستمر و نوآوری یاری می‌رساند و با تمرکز بر نتایج و عملکرد، آنها را به جستجوی راه‌های جدید برای افزایش کارایی تشویق می‌کند.
از طریق ارزیابی و نظارت مستمر، سازمان‌ها قادرند نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و به بهبود آنها بپردازند. با توجه به شرایط اقتصادی و اجتماعی متغیر کنونی، بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا به تغییرات سریع‌تر پاسخ دهند و استراتژی‌های خود را بر اساس نیازهای جدید تنظیم کنند. به‌طور کلی، گسترش بودجه‌ریزی مبتنی بر عملکرد در سازمان‌ها می‌تواند به بهبود عملکرد کلی، افزایش رضایت ذینفعان و ایجاد پایداری در بلندمدت کمک کند و با بهینه‌سازی استفاده از منابع، افزایش شفافیت و تمرکز بر نتایج، به رشد و سودآوری در سازمان منجر شود.
نرم‌افزار بودجه‌ریزی حسیب
