تعریف ارزیابی عملکرد سازمان
عملکرد به معنای دستیابی به نتایج مورد انتظار از فعالیت‌هایی است که بر عهده فرد گذاشته شده است. واژه عملکرد در حوزه مدیریت، توانایی رسیدن به اهداف تعیین شده تعریف می‌شود. برای هر سازمان از قبل مجموعه‌ای از اهداف تعریف می‌شود که برای بررسی عملکرد و بهره‌وری سالانه سازمان‌ها جهت میزان دستیابی به اهداف تعریف شده از ارزیابی عملکرد استفاده خواهد شد. در تعریف جامع‌تر، ارزیابی عملکرد سازمان، سیستمی است که عملکرد نسبی عناصر یک سازمان را درباره نحوه دسترسی به اهداف مشخص شده، در یک دوره زمانی معین، مورد بررسی قرار می‌دهد. هدف از ارزیابی عملکرد سازمان، برنامه‌ریزی در جهت به فعلیت درآوردن استعداد و ظرفیت‌های بالقوه سازمان می‌باشد.
ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد سازمان
معمولا اکثر مدیران از اهمیت و ضرورت ارزیابی عملکرد سازمانی آگاهی دارند. زیرا اگر تمام اهداف تعیین شده در ارزیابی عملکرد به تحقق بپیوندد، برای سازمان منافع و مزایای زیادی به همراه خواهد داشت. از جمله این منافع به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
- انطباق با اهداف راهبردی
- شناسایی نقاط قوت و ضعف
- ارزیابی خطی‌مشی‌ها
- آگاهی از وضعیت کلی سازمان و هریک از بخش‌ها
- نظارت بر سازمان با استفاده از گزارشات مدیریتی
چرا به ارزیابی عملکرد سازمان نیاز است؟
جنبه حیاتی و مهم مدیریت راهبردی یک سازمان، ارزیابی عملکرد سازمانی است. مدیران باید درباره عملکرد سازمان خود آگاهی داشته باشند تا از تغییرات راهبردی لازم درصورت وجود مطلع باشند. ارزیابی عملکرد به سازمان‌ها در دستیابی به داده‌های مفید درباره عملکرد خود کمک قابل توجهی خواهد کرد. همچنین با استفاده از ارزیابی عملکرد سازمانی می‌توان عوامل مهم برای تعیین موقعیت سازمان نسبت به سایر رقبا را شناسایی کرد. سیستم ارزیابی عملکرد بصورت پیوسته انجام می‌شود و شامل مواردی همچون ارزیابی اهداف، ارزیابی مهارت‌ها، بررسی عملکرد در پروژه‌ها و وظایف می‌باشد. در نهایت استفاده از ارزیابی عملکرد تاثیرات مثبت بر عملکرد سازمان دارد که مهمترین این اثرات درادامه ذکر می‌شود:
- تشویق در جهت بهبود عملکرد
- افزایش انگیزه
- ارتقا حرفه
- تعیین و شفافیت مسیرهای شغلی
- سهولت در تصمیمات سازمان
- ارتقا و بهبود روابط کاری
- انعطاف‌پذیری بیشتر
هدف از ارزیابی عملکرد سازمان چیست؟
هدف اصلی از پیاده‌سازی ارزیابی عملکرد سازمانی، ارائه اطلاعات صحیح و دقیق در ارتباط با عملکرد شغلی افراد درون سازمان و شناسایی مسیرهای رشد و بهبود سازمان است. به عبارتی دیگر هدف از ارزیابی عملکرد سازمانی شناسایی میزان کارآمدی تمامی اجزای یک سازمان در جهت رسیدن به اهداف می‌باشد که این امر منجر به ایجاد اطلاعات کاربردی و مفوثر برای سازمان خواهد شد. مدیران با استفاده از اطلاعات دریافتی از ارزیابی عملکرد سازمانی، ضمن آگاهی از عملکرد کلی سازمان، از نقاط ضعف و قوت سازمان مطلع می‌شوند که این امر منجر به ایجاد تغییر در میزان بهره‌وری عناصر سازمان می‌شود. یکی دیگر از اهداف اجرای ارزیابی عملکرد سازمانی، شناسایی مشکلات درون سازمان است که عموما مدیران قادر به درک آنها نیستند. در ارزیابی عملکرد سازمانی، سازمان‌ها از جنبه‌های مختلف مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند و نتایج حاصل از این بررسی مورد ارزیابی قرار گرفته و نواقص موجود بطور کامل تعیین خواهند شد.
اجرای ارزیابی عملکرد سازمان چه اطلاعاتی در اختیار مدیران قرار می‌دهد؟
پس از تعیین اهداف ارزیابی عملکرد سازمان، مدیران سازمان‌ها باید واحدهای مختلف سازمان را ارزیابی کنند. اینکار باعث می‌شود که مدیران متوجه شوند که برای هریک از واحدها چه اقداماتی باید انجام شود یا اینکه از انجام چه کارهایی صرف‌نظر شود تا شرایط فعلی سازمان نسبت به قبل بهتر شود. مدیران هر سازمان بعد از انجام ارزیابی عملکرد متوجه می‌شوند که مجموعه تحت مدیریت آنها در کدام مرحله از رشد سازمانی قرار دارد و این امر باعث می‌شود که به راحتی میزان بهره‌وری سازمان سنجیده و اقدامات مناسبی جهت بهبود آنها انجام شود.
ارزیابی عملکرد سازمان‌ها چه مزایایی دارد؟
- بهبود عملکرد فعالیت‌ها
- افزایش سودآوری
- دریافت اطلاعات مهم سازمان‌ها
- کاهش هزینه‌های راهبردی سازمان به واسطه ارزیابی
- افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان
- بکارگیری موثرتر منابع در بخش‌های مختلف سازمان
- شناسایی نقاط ضعف و قوت با استفاده از ارزیابی
- ارتقاء جایگاه سازمان در بازار
دلایل اصلی نیاز سازمان به استفاده از نرم‌افزار مدیریت و ارزیابی عملکرد چیست؟
در محیط پیچیده و پویای فعلی، سازمان‌ها به منظور آگاهی از کیفیت فعالیت‌های ارائه شده خود به نظام ارزیابی نیاز دارند. از طرف دیگر نبود وجود نظام ارزیابی در یک سازمان بیانگر عدم ارتباط سازمان با محیط‌های داخل و خارج از سازمان تلقی می‌شود که این امر در نهایت منجر به از بین رفتن سازمان خواهد شد. از این جهت دلایل اصلی نیاز سازمان‌ها به استفاده از نرم‌افزار مدیریت و ارزیابی عملکرد را می‌توان در موارد زیر خلاصه کرد:
- ایجاد ارتباط یکپارچه
امکان ارزیابی جامع عملکرد سازمان با استفاده از نرم‌افزارهایی نظیر Excel برای سازمان‌ها محدود است و نمی‌تواند به طور کامل نیازهای تحلیلی و گزارش‌دهی پیشرفته را برآورده کند. برای رفع این مشکل استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت و ارزیابی عملکرد مبتنی بر رایانش ابری توصیه می‌شود که مدیران را در جریان اهداف تعیین شده سازمان و میزان توسعه و پیشرفت در اهداف قرار می‌دهد. با استفاده از این نرم‌افزارها تغیررات بصورت آنی اعمال می‌شود و این تغییرات به سرعت در دسترس تمامی افراد قرار می‌گیرد.
نگهداری اطلاعات در پایگاه داده منجر به ایجاد اطمینان کامل از دقت بالا در سیستم مدیریت و ارزیابی عملکرد سازمان می‌شود. با استفاده از این نرم‌افزار مشخص می‌شود که آیا اهداف سازمانی محقق شده یا خیر. همچنی با بکارگیری این نرم‌افزار، امکان ارسال داده‌ها بر روی نرم‌افزارهای دیگر مثل Excel وجود دارد که این امر بررسی پیشرفت واحدهای مختلف سازمان را امکان‌پذیر می‌کند. کاربرد نرم‌افزار مدیریت و ارزیابی عملکرد، یک رویکرد برای مدیریت واحدهای سازمانی و بهینه‌سازی فعالیت‌های مرتبط با این حوزه است.
- سیستم ارزیابی عملکرد پویاتر
با توجه به افزایش سرعت پیشرفت و تکامل در دنیا، باید سیستم‌های ارزیابی عملکرد خود را با آن تطابق دهند. این امر اهمیت سیستم‌های مدیریت و ارزیابی عملکرد را مشخص می‌کند. ارزیابی عملکرد در این نرم‌افزارها در بازه‌های مختلف بصورت ماهانه، فصلی، ۶ ماهه و سالانه امکان‌پذیر خواهد بود. این امر نشان‌دهنده انعطاف‌پذیری بالای این سیستم‌ها است که این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که در بازه‌های زمانی مختلف، اهداف تنظیم شده را مورد بررسی قرار دهند که خود باعث ایجاد انگیزه در عوامل سازمانی و ایجاد شفافیت در اهداف سازمان خواهد شد. یکی دیگر از ویژگی‌های این نرم‌افزارها، دارا بودن هشدار بصورت ایمیل و پیامک برای اقداماتی که نیازمند به پیگیری هستند، می‌باشد.
- واکنش آنی
امروزه سازمان‌ها به دنبال دریافت بازخوردهای آنی همراه با جزئیات کامل هستند که این امر منجر به ایجاد ارتباط بهینه با آنها خواهد شد. از این جهت استفاده از نرم‌افزار ارزیابی عملکرد گزینه مناسبی برای این امر می‌باشد. بازخورد آنی در تمامی فعالیت‌ها اثرگذار خواهند بود.
- هدف‌گذاری آسانتر
سازمان برای بهبود بهره‌وری و عملکرد خود، نیاز به تصویری واضح از اهداف خود دارد تا مطمئن شود که به درستی در مسیر موفقیت فعالیت می‌کند. اهداف کسب و کار، دستاوردهایی است که سازمان می‌خواهد در یک دوره زمانی خاص به آن دست پیدا کند. تعیین هدف راهی مطمئن برای بهبود عملکرد سازمان و رسیدن به سطوح جدیدی از موفقیت است. هدف‌گذاری در فعالیت‌های سازمان می‌تواند مسیر آینده را برای سازمان روشن کرده و سازمان را از موازی‌کاری و اتلاف وقت و انرژی برای فعالیت‌هایی که به اهداف کلیدی کمک نمی‌کنند، بر حذر می‌دارد.
هدف‌گذاری برای سازمان، مشخص می‌کند که چه کاری باید انجام شود و چقدر برای انجام آن و ارائه نتایج زمان لازم است. این امر درک درستی به مدیران سازمان خواهد داد و در نتیجه منجر به افزایش بهره‌وری کل سازمان خواهد شد. همچنین هدف‌گذاری در سازمان باعث می‌شود که بطور مدام عملکرد واحدهای مختلف مورد مقایسه قرار گیرند و این امر به مدیران کمک می‌کند که بدانند کجای کار کوتاهی شده و در کدام بخش رشد داشته‌اند، در نتیجه متوجه خواهند شد که چه چیزی باید بهبود یا تعدیل شود.
نرم‌افزار مدیریت و ارزیابی عملکرد، هدف‌گذاری را به فرآیندی کارآمدتر و تعاملی‌تر تبدیل می‌کند که در آن، عوامل و واحدهای مختلف یک سازمان با همراهی یکدیگر، اقدامات خود را هم‌راستا با اهداف سازمان تعریف می‌کنند. همچنین، واحدهای مختلف می‌توانند پیشرفت‌های خود را در نرم‌افزار مدیریت و ارزیابی عملکرد ثبت کرده و دستاوردهای خود را دنبال کنند.
- شناسایی نتایج و عملکرد سازمان
استفاده از سیستم مدیریت و ارزیابی عملکرد باعث می‌شود که به درک عمیق و تصویر واضحی از فعالیت‌های سازمان دست پیدا کنیم. با توجه به ثبت آنی داده‌ها در این نرم‌افزارها، مدیران سازمان به راحتی می‌توانند به واحدهایی که عملکرد و نتایج بهتری داشته را شناسایی کنند و به آنها پاداش دهند و همچنین هر بخشی از سازمان که برای بهبود و ارتقا عملکرد خود نیاز به آموزش دارد نیز شاناسایی شوند.
- مزیت برای کل سازمان
به عنوان یک مزیت برای نرم‌افزار ارزیابی عملکرد می‌توان به این مورد اشاره کرد که برای تمام ارکان و عناصر سازمان مفید و کاربردی خواهد بود. سازمان‌ها از افزایش سطح بهره‌وری و دستیابی سریع به اهداف سود می‌برند. در این نرم‌افزارها، ارزیابی بصورت خودکار انجام می‌شود که این امر باعث می‌شود که مدیران تصمیم‌گیری خود را براساس نتایج و داده‌های آنی انجام هند. ارزیابی خودکار نسبت به ارزیابی دستی و سنتی منجر به قضاوت عادلانه و بیطرفانه می‌شود، بنابراین نرم‌افزار مدیرت و ارزیابی عملکرد دارای منافع همه‌جانبه برای تمامی سازمان خواهد بود.
- حداکثر کردن بازدهی با کاهش زمان و کار
با رشد سازمان، مدیریت عملکرد واحدهای مختلف به امری دشوار تبدیل خواهد شد، بخصوص اگر ارزیابی عملکرد بصورت دستی انجام شود. در این شراط استفاده از نرم‌افزار ارارزیابی عملکرد توصیه می‌شود. با بکارگیری از نرم‌افزار ارزیابی عملکرد، لزومی به ارزیابی دستی فرم‌های ارزیابی توسط مدیران سازمان نیست، به همین جهت امکان خطای انسانی کاهش پیدا می‌کند. از طرفی استفاده از این نرم‌افزار باعث می‌شود کهدر هر لحظه به اطلاعات دسترسی داشته باشند. با خرید نرم‌افزار ممکن است هزینه‌های سازمان افزایش پیدا کند اما در بلندمدت منجر به افزایش بازدهی و استفاده بهینه از زمان خواهد شد.
شاخص‌های مورد بررسی در مدیریت و ارزیابی عملکرد
- شاخص‌های عملکرد مالی
- شاخص‌های عملکرد عملیاتی
- شاخص‌های رضایت مشتری
- شاخص‌های کیفیت
- شاخص‌های عملکرد شخصی
- شاخص‌های نوآوری و توسعه
- شاخص‌های مدیریت
هریک از شاخص‌های فوق در ارزیابی عملکرد، قابلیت سفارشی‌سازی با توجه به اهداف سازمان را دارند.
روش‌های مدیریت و ارزیابی عملکرد
برای انجام ارزیابی عملکرد سازمان‌ها، ابزارها و روش‌های مختلفی وجود دارند. هر یک از این ابزارها و روش‌ها مزایا و محدودیت‌های مختص به خود را دارند و انتخاب مناسب‌ترین روش بستگی به نیازها، ماهیت سازمان و اهداف ارزیابی عملکرد دارد که در ادامه به چند مورد از آنها اشاره می‌شود:
روش کارت امتیازی متوازن (BSC)
کارت امتیازی متوازن به‌عنوان یک روش جامع ارزیابی عملکرد شناخته می‌شود. این روش از چهار دیدگاه مختلف مالی، امور مشتریان، فرایندها، یادگیری و رشد برای ارزیابی عملکرد سازمان استفاده می‌کند.
مدل تعالی سازمانی (EFQM)
مدل تعالی سازمانی چارچوبی روش‌مند برای ارزیابی عملکرد سازمان‌ها در دو حوزه فرآیندها و نتایج حاصل از این فرآیندها است. این مدل به‌عنوان یک مدل کیفیت جامع برای ارزیابی عملکرد سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این مدل برای بررسی چند معیار اصلی مثل مدیریت، استراتژی، کارمندها، منابع، فرایندها، مشتریان و اجرای مسئولیت اجتماعی سازمان ساخته شده است.
